応募先から「履歴書と職務経歴書を郵送してください」と案内され、書類を封筒に入れる段になって「送付状も必要なのだろうか」「何を書けばいいのだろう」と迷う人は少なくありません。新卒の就活では書いたことがなく、転職で初めて作るという人も多い書類です。
送付状は、誰が何の目的でどの書類を送ったのかを相手に伝えるための添え状です。郵送で応募するなら添えるのが基本で、書く項目もほぼ決まっているため、型さえ押さえれば短時間で作れます。この記事では、転職の履歴書に送付状が必要になる場面、送付状に書く項目と例文、作るときの注意点、書類を封筒に入れる順番や切手の料金まで、郵送の手順に沿って解説します。
目次
転職の履歴書に送付状は必要？応募方法ごとの扱い
送付状が必要かどうかは、応募書類をどのように届けるかで変わります。郵送・手渡し・メールやWeb応募の3つに分けて見ていきましょう。
郵送で送るときは添えるのが基本
履歴書や職務経歴書を郵送する場合は、送付状を1枚添えるのがビジネスマナーです。企業の採用担当者のもとには、応募書類以外にもさまざまな郵便物が届きます。送付状があれば、封筒を開けた時点で「どの求人への応募書類か」「何が何枚入っているか」がすぐに分かり、書類の確認や社内での受け渡しがスムーズになります。
送付状がないことだけを理由に不採用になることは考えにくいものの、転職では社会人としての基本的なビジネス文書を作れるかどうかも見られています。手間はそれほどかからないので、郵送する場合は必ず用意しましょう。
面接当日に手渡しする場合
面接の受付や面接官に直接手渡しする場合は、送付状は必須ではありません。ただし、受付で預けた書類が担当者のもとへ回されることもあるため、封筒に入れて送付状を添えておくと丁寧です。手渡しするときは封筒の封をせず、封筒から出した書類の上に封筒を重ねて渡すのが一般的です。
メールやWeb応募の場合は不要
メールに履歴書のデータを添付して送る場合は、メール本文が送付状の役割を果たすため、別途送付状のファイルを作る必要はありません。本文に応募する職種、氏名、添付した書類の名称を書いておけば十分です。転職サイトや企業の応募フォームから登録する場合も、送付状は求められないのが一般的です。
転職の送付状に書く項目
送付状には、ビジネス文書として書く項目がほぼ決まっています。上から順に、日付、宛名、差出人、件名、本文、同封書類の一覧を配置し、A4用紙1枚に収めます。
日付と宛名
用紙の右上に日付を書きます。日付は書類を作った日ではなく、郵便ポストに投函する日、または郵便局に差し出す日にします。和暦と西暦のどちらでも構いませんが、履歴書と表記をそろえましょう。
日付の下の左側に宛名を書きます。会社名は「株式会社」を「（株）」と略さず正式名称で書き、その下に部署名、担当者名の順に記載します。担当者名が分かっている場合は「人事部 採用担当 山田太郎様」のように個人名に「様」を付け、担当者名が分からない場合は「人事部 採用ご担当者様」とします。部署宛てに送るときは「人事部御中」と書き、「御中」と「様」は併用しません。
差出人
宛名の下の右側に、自分の郵便番号、住所、電話番号、メールアドレス、氏名を書きます。住所は都道府県から省略せずに書き、マンション名や部屋番号まで入れます。在職中の場合も、連絡先は会社ではなく個人の携帯電話とプライベートのメールアドレスにします。
件名と本文
差出人の下の中央に「応募書類の送付について」などの件名を入れます。本文は「拝啓」で始め、時候の挨拶、応募の経緯と書類を送る旨、結びの言葉を書いて「敬具」で締めます。時候の挨拶は「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」とすれば季節を問わず使えます。
本文には、どの媒体で求人を知り、どの職種に応募するのかを書いておくと、採用担当者が複数の求人を出していても迷わずに済みます。志望動機や自己PRを書く場合は2〜3行程度にとどめます。
同封書類の一覧
本文の下の中央に「記」と書き、その下に同封する書類の名称と枚数を箇条書きにします。最後に右寄せで「以上」と書いて締めます。採用担当者はこの一覧と実際の中身を照らし合わせて確認するため、書類名と枚数は正確に書きましょう。
転職の送付状の例文
ここでは、送付状の本文部分の例文を紹介します。日付・宛名・差出人の配置は前の見出しのとおりです。自分の状況に合わせて、応募経路や職種を書き換えて使ってください。
基本の例文
求人サイトで見つけた求人に応募する場合の例文です。
件名：応募書類の送付について
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび、貴社の営業職の求人を転職サイトで拝見し、応募させていただきたく、書類をお送りいたします。
これまで法人営業として5年間、既存顧客の深耕と新規開拓に取り組んでまいりました。この経験を貴社のソリューション営業で活かしたいと考えております。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
・履歴書 1通
・職務経歴書 2枚以上
在職中で連絡できる時間帯が限られる場合
在職中で平日の日中に電話に出られない場合は、本文の最後に連絡がつきやすい時間帯や手段を添えておくと親切です。
なお、現在在職中のため、平日9時から18時までは電話に出られないことがございます。恐れ入りますが、ご連絡はメールでいただくか、平日18時以降にお電話いただけますと幸いです。
この一文は、履歴書の本人希望欄に書いた内容と食い違わないようにしましょう。
転職エージェントや知人の紹介で応募する場合
紹介を受けて応募する場合は、誰の紹介なのかを本文の冒頭で伝えます。
このたび、株式会社〇〇の△△様よりご紹介をいただき、貴社の経理職に応募させていただきたく、書類をお送りいたします。
転職エージェント経由の応募では、書類はエージェントが企業に提出するのが一般的です。企業から直接郵送を求められた場合にだけ、この形で送付状を添えます。
転職の送付状を作るときの注意点
送付状は短い書類ですが、採用担当者が最初に目にする1枚です。次の点に気をつけて作りましょう。
A4用紙1枚に収め、パソコンで作ってよい
送付状は、履歴書や職務経歴書と同じA4サイズの白い用紙に作ります。パソコンで作成して印刷するのが一般的で、手書きでなければ失礼ということはありません。手書きの履歴書に合わせて送付状も手書きにする場合は、黒のボールペンで丁寧に書きます。どちらの場合も、署名だけを手書きにする必要はありません。
自己PRを書き込みすぎない
送付状の主な役割は、書類を送ったことを伝えることです。志望動機や自己PRを長く書き込むと、職務経歴書や履歴書の内容と重複し、かえって読みにくくなります。アピールしたい点は1〜2文に絞り、詳しい内容は職務経歴書に任せましょう。
応募先ごとに宛名と職種を書き換える
複数の企業に応募する場合、送付状のひな形を使い回すことがあります。そのときに起きやすいのが、宛名の会社名や応募職種を前の応募先のまま送ってしまうミスです。印刷する前に、会社名、部署名、担当者名、応募職種、同封書類の枚数を必ず確認しましょう。
履歴書と送付状の封入・郵送のマナー
送付状ができたら、履歴書などの書類と一緒に封筒に入れて郵送します。入れる順番や封筒の書き方にも決まりがあるので、投函する前に確認しておきましょう。
書類を入れる順番
書類は、上から次の順に重ねます。
- 送付状
- 履歴書
- 職務経歴書
- その他の書類（ポートフォリオ、資格証明書のコピーなど）
重ねた書類は無色透明のクリアファイルに入れ、封筒の表側と書類の表面が同じ向きになるように封入します。クリアファイルに入れておくと、郵送中に雨で濡れたり折れたりするのを防げるうえ、採用担当者が書類をまとめて取り出しやすくなります。
封筒の選び方と書き方
封筒は、A4サイズの書類を折らずに入れられる角形2号（240mm×332mm）の白い封筒を使います。茶封筒は事務的な郵便物によく使われるため、応募書類には白を選ぶのが無難です。
表面には、応募先の住所、会社名、部署名、担当者名を縦書きで書き、左下に赤いペンで「応募書類在中」と書いて四角で囲みます。裏面には自分の郵便番号、住所、氏名と投函日を書きます。封はのりや両面テープでしっかり閉じ、閉じ目に「〆」と書きます。
切手の料金
角形2号の封筒は定形郵便物の大きさを超えるため、定形外郵便物の料金がかかります。日本郵便の料金表では、定形外郵便物（規格内）は50gまで140円、100gまで180円、150gまで270円です。規格内は、長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内、重さ1kg以内の郵便物が対象です。
書類の枚数やクリアファイルの重さによって料金が変わるため、自宅で重さを量れない場合は郵便局の窓口から差し出すのが確実です。料金不足で返送されたり、相手に不足分を払わせたりすることのないようにしましょう。
転職の送付状に関するよくある質問
送付状を作るときや、履歴書と一緒に郵送するときに迷いやすい点をまとめました。
Q. 送付状のテンプレートをそのまま使ってもいい？
テンプレートを使うこと自体は問題ありません。ただし、本文の応募経路や職種、同封書類の枚数は自分の状況に合わせて必ず書き換えましょう。テンプレートの例文が残ったまま送ると、確認不足の印象を与えてしまいます。
Q. 送付状に押印は必要？
送付状に印鑑を押す必要はありません。氏名をパソコンで入力したままでも問題なく、押印がないことで評価が下がることもありません。
Q. 速達や簡易書留で送ったほうがいい？
応募の締め切りが迫っている場合を除き、通常の郵便で送って問題ありません。締め切り直前で間に合うか不安な場合は速達を使い、確実に届いたことを確認したい場合は簡易書留や特定記録を利用します。どれも郵便局の窓口で申し込めます。
Q. 履歴書の写真はどうしておけばいい？
履歴書に貼る証明写真は、郵送中や開封時にはがれてしまうことがあります。のりでしっかり貼り付け、万が一はがれても誰の写真か分かるように、写真の裏に氏名を書いておきましょう。写真が曲がっていたり、古い写真を使い回していたりすると、送付状を丁寧に作っても書類全体の印象が下がります。
送付状は誰が何を送ったかを伝える1枚と考えて準備しよう
転職の応募書類を郵送するときは、送付状を1枚添えるのが基本です。日付は投函日にし、宛名は正式名称で、本文では応募経路と職種を伝え、最後に同封書類の名称と枚数を「記」「以上」で示します。手渡しの場合は必須ではなく、メールやWeb応募ではメール本文が送付状の代わりになります。
送付状ができたら、送付状、履歴書、職務経歴書の順に重ねてクリアファイルに入れ、角形2号の白い封筒に「応募書類在中」と書いて送りましょう。投函する前には、宛名と応募職種、書類の枚数、証明写真がしっかり貼られているかをもう一度確認しておくと安心です。
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